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Novembre 2008, volume 2, numéro 4
Gérez-vous vos absences?
 

Gérez-vous vos absences?

 

L’absentéisme existe depuis l’industrialisation. Ce fléau est tellement présent qu’il est banalisé et même, par les différents programmes de congés maladie payés, presque encouragé. Pourtant, les absences désorganisent le travail, diminuent la productivité et la motivation des employés assidus.

 

Combien vous coûte l’absentéisme?

L’absentéisme coûte cher. L’avez-vous déjà calculé? Il faut compter les coûts pour le remplacement de la personne, le salaire de celui qui gère ces absences, les heures supplémentaires qui peuvent en découler et l’impact de la désorganisation qui est inévitable. En plus, on doit considérer la mauvaise image de l’entreprise, la diminution de la qualité de son service et la démotivation des autres travailleurs, des éléments difficilement quantifiables. Vous en conviendrez, il est impératif de gérer les absences.

 

Qu’est-ce qu’une absence?

Dès qu’un travailleur n’est pas présent à son poste, vous pouvez considérer cela comme une absence, même s’il était prévu que le travailleur ne soit pas présent (rendez-vous, congé longue durée, etc.). De plus, pour calculer votre taux d’absentéisme, vous devez considérer les retards comme des absences. Certaines entreprises vont même considérer l’abandon de son poste de travail (départs hâtifs, prolongations des pauses) comme une absence.

 

Quel est votre taux d’absentéisme?

Prenez le nombre de jours ou d’heures d’absence pour une période donnée, divisez-le par le nombre de jours ou d’heures qui aurait dû être travaillé et multipliez par 100. Un taux d’absentéisme plus bas de 3 % peut être acceptable, mais au-delà il est essentiel de prendre quelques mesures.

 

Cause de l’absentéisme

·         Manque de motivation des employés

·         Abus des employeurs vis-à-vis des travailleurs

·         Développement d'une société de loisirs

·         Pratiques administratives des employeurs (exemple : un jour de travail entre deux congés)

·         Laisser-faire des employeurs

 

Que faire?

  • Établir un contrôle (avoir un calendrier des absences, connaître son taux d’absentéisme)
  • Évaluer la satisfaction des employés face à leur tâche et à l’organisation et faire les ajustements possibles
  • Améliorer les conditions de travail et la sécurité au travail
  • Favoriser un bon climat de travail (voir article de MITRA à ce sujet)
  • Appliquer des mesures disciplinaires

 

Pouvez-vous congédier?

Les absences et les retards répétés, même justifiés, peuvent constituer une cause de licenciement selon les tribunaux, mais à la condition que ces absences aient pour effet de perturber la bonne marche de l’entreprise. Ainsi, avant d’en arriver au congédiement, assurez-vous d’avoir noté les absences et leurs conséquences et d’avoir fait les efforts nécessaires pour régler le problème autrement.

 

Cas vécu

Diane s’absente souvent. L’hiver commence à peine et déjà trois rhumes l’auraient obligée à garder le lit, sans compter ses rendez-vous chez le dentiste, l’optométriste et le chiropraticien. Jacques, son supérieur, commence à avoir des doutes sur la validité de ces absences. Il rencontre donc Diane pour lui expliquer les conséquences de ses absences. Celle-ci affirme bien comprendre la situation, mais dit qu’elle ne peut contrôler la maladie et que les rendez-vous avec les spécialistes ne sont pas toujours faciles à prendre en dehors des heures de bureau. Jacques lui demande tout de même un effort.

Diane ne change pas de comportement et a deux autres absences au cours des trois semaines suivantes. En consultant son dossier, Jacques constate que ces absences répétées ont débuté en août dernier. Il convoque donc Diane. En discutant, il apprend qu’elle vit un conflit avec Julie, une employée engagée en juin dernier. Jacques apprend que Diane est depuis moins motivée à travailler. En aidant les deux employés à régler leur conflit (un problème de définition de tâches), Jacques a aussi réglé les problèmes d’absentéisme de Julie. Comme quoi les absences des employés sont parfois seulement un symptôme d’une maladie plus grave.

 

Le courriel, un outil dangereux souvent considéré comme anodin

Le courriel remplace les lettres et souvent les appels téléphoniques. Il est instantané, simple, convivial, mais aussi dangereux. Deux éléments sont à considérer, sa vitesse et le fait qu’il soit informatisé.

Avec un courriel, les réponses viennent rapidement, parfois trop. Prenez-vous toujours le temps de réfléchir avant de répondre à un courriel? Comme la conversation téléphonique, il donne souvent l’impression immédiate de son auteur, mais sans le ton qui accompagne une conversation, le courriel crée parfois des quiproquos gênants.

Le fait qu’il soit informatisé le rend aussi rapidement transférable à tous (parfois un avantage, mais pas toujours) et facilement archivable. Ainsi, savez-vous ce qu’a fait votre correspondant du courriel que vous lui avez transmis la semaine dernière? Peut-être que les propos que vous y teniez vous gêneront dans quelques années. Soyez donc prudent avec ce média si versatile.

 

La vie Internet est toujours publique

Avez-vous un site Internet personnel? Échangez-vous vos photos de vacances avec vos amis sur un site de réseautage? Êtes-vous un adepte de FaceBook? Participez-vous à des forums de discussion? De plus en plus de gens se livrent facilement sur Internet, discutent de leur vie, leur expérience et livrent leur opinion.

Si vous êtes un travailleur, ce que vous transmettez et écrivez sur Internet pourrait bien se retourner contre vous. En effet, les agences de recrutement et certains employeurs avisés font systématiquement des recherches sur le Web avant d’engager un nouvel employé. Certains propos peuvent alors influencer le choix de l’employeur et vous discréditer. Soyez donc prudent dans votre clavardage.

Si à l’inverse vous êtes un employeur prudent, n’hésitez pas à recourir à ce moyen d’information tout à fait légal.

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