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Février 2010, Vol 4, numéro 1
Des réunions plus efficaces pour augmenter votre productivité
 

Avez-vous déjà calculé le coût horaire de l’ensemble des participants à une réunion? En le faisant, vous réaliserez que tenir une réunion peut être vraiment dispendieux. Il est donc très important de s’assurer que chaque participant ajoute à chaque minute de la valeur à la réunion. De plus, vous devez structurer la réunion pour qu’elle soit le plus efficace possible.

 

Définir les objectifs de la réunion

Précisez le résultat recherché. Pourquoi fait-on cette réunion? Veut-on informer les participants? Recueillir des informations? Provoquer un échange? Veut-on parvenir à un accord? Poser un problème? Chercher des solutions? Etc.

Attention à ne pas mélanger les genres ou bien prévoyez des séquences distinctes pour chaque objectif de la réunion.

 

Valider la nécessité de la réunion

Interrogez-vous sur l'utilité de la réunion? Peut-on utiliser des moyens complémentaires (document, messagerie, entretien, mémos, etc.) afin d’organiser la réunion uniquement pour ce qui la justifie, soit un besoin d’échange.

 

Bien choisir les participants

Identifiez les personnes dont la contribution sera utile pour l'objectif poursuivi. Les participants ont-ils des connaissances ou des compétences nécessaires à la discussion? De par leur rôle, doivent-ils être présents ou pouvons-nous simplement les informer?

Limitez le nombre de participants. Un trop grand nombre rend les discussions difficiles et peut prolonger inutilement la rencontre. La réunion ne doit pas servir de faire falloir.

 

Rédiger un ordre du jour

Formulez le thème de la réunion pour permettre aux participants d'avoir une idée claire du sujet. Prévoyez un plan de travail pour le déroulement; en choisissant bien l'ordre des thèmes abordés (les points importants au début, mais les points assez litigieux plutôt vers la fin). Inscrivez le temps consacré à chaque séquence. Cela limite le temps passé en discussion. D’ailleurs, il faut privilégier les courtes réunions, maximum de deux heures. Gardez la possibilité de faire des réunions informelles, courtes, pour traiter un problème peu complexe.

 

Prévoir le matériel nécessaire

Réservez une salle adaptée et disposez les lieux pour une bonne communication : la disposition physique des personnes doit favoriser les échanges (la configuration en V est intéressante). Prévoyez le matériel nécessaire (tableau papier, feutre, rétroprojecteur, etc.).

 

À éviter :

  • L’ambiguïté sur la présence à la réunion : requise ou souhaitée?
  • Un manque de clarté sur l’objectif, le résultat attendu de la réunion.
  • Des réunions trop longues avec des ordres du jour trop chargés.
  • Des participants trop nombreux qui viennent à tout hasard, pour se tenir au courant.
  • Un manque de préparation de la part des participants.

  http://www.mitraservices.com/PDF/Articles/réunion1001.art.pdf

 

 

Exprimez-vous pour votre cœur

 

Les chercheurs suédois ont conclu que les hommes qui n'expriment pas leurs émotions lorsqu'ils se sentent injustement traités dans leur milieu de travail doublent leurs risques de faire une crise cardiaque. Ainsi, les hommes qui adoptent souvent une approche d'évitement étaient 2,29 fois plus susceptibles de développer des troubles cardiovasculaires que ceux hésitant moins face aux confrontations.

 

Comment diminuer votre risque :

 

  • protester directement ;
  • discuter avec la personne concernée immédiatement ;
  • hausser respectueusement et rapidement le ton ;
  • laisser passer un peu de temps avant d'évoquer le problème.

 

 

Pensez à la santé mentale de vos employés

 

Au Québec, les problèmes de santé mentale représentent 40 % de toutes les prestations d’assurance versées aux employés. En 2007, cela représentait 590 millions $. Les problèmes de santé mentale arrivent au premier rang des prestations versées, bien devant les problèmes cardiovasculaires ou musculo-squelettiques, les fameux problèmes de dos, par exemple.  

 

Il faut donc penser prévention surtout qu’une personne en arrêt de travail pendant trois mois a toutes les chances de réussir sa réinsertion; après six mois, le retour est difficile; après deux ans, à peine 5 % reprennent le boulot. Pour garder vos bons employés à vos côtés, pensez à vous soucier de leur santé sur tous les plans.

 

 

 

 

 

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